Como fazer uma ata de reunião?

Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a fazer as suas através de um modelo de ata simples, e aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.
Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. A pessoa designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
Secretariando com efetividade
O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.
As características básicas da formatação de atas são:
texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;
sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”
Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:
Modelo de ata de reunião
Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.